Una buena organización de los horarios de los empleados se traduce en mejores resultados para las empresas y los trabajadores.
A la hora de llevar a cabo la gestión de los turnos del personal, el cuadrante de trabajo es un método que sirve para establecer y organizar los horarios de los trabajadores, sobre todo para aquellas empresas que trabajan con sistemas rotativos.
Una de las herramientas más utilizadas para la creación de cuadrantes de trabajo es Excel, mediante sus hojas de cálculo. No obstante, hoy en día existen varias plataformas especializadas en la creación de cuadrantes.
¿Qué es un cuadrante de trabajo?
Se trata de un organizador de horarios de trabajo que utilizan las empresas para distribuir las jornadas laborales de sus empleados. En él, además de los diferentes turnos, también pueden venir especificados los descansos correspondientes. Se pueden crear cuadrantes semanales, mensuales, o trimestrales, entre otros, siempre en función del sistema rotativo que emplee la empresa.
Ejemplo de cuadrante de trabajo en Excel
Normalmente, en un cuadrante semanal estándar organizado en una tabla de Excel como la que vemos a continuación. Encontraríamos en la primera fila los días de la semana, y en la primera columna el listado de nombres de los trabajadores. De esta forma, en la casilla de “Lunes” que corresponde a “María”, irá el horario de trabajo, en este caso, de “8:00 a 15:00”. Vemos un ejemplo completo en la siguiente tabla:
| Empleados | Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | Sábado | Domingo |
| María | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | X | X |
| Antonio | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | X | X |
| Fernando | 13:00-19:00 | 13:00-19:00 | X | 13:00-19:00 | 13:00-19:00 | 13:00-19:00 | X |
| Silvia | 8:00-12:00 | 8:00-12:00 | 12:00-18:00 | 12:00-18:00 | X | 9:00-19:00 | X |
| Jesús | 8:00-15:00 | X | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | 8:00-15:00 | X |
| Felipe | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | 15:00-19:30 | X | X |
Una vez que elabores el primer cuadrante, podrás reutilizar la misma plantilla para las siguientes semanas o meses.
Hoy en día, este tipo de cuadrantes, además de colgarse en los tablones de la empresa, muchas compañías optan por enviarlo por correo electrónico o por Whatsapp a sus empleados.
Cuestiones legales sobre el descanso del trabajador
Es importante conocer qué establece el Estatuto de Trabajadores en relación a los descansos y las jornadas antes de elaborar un cuadrante de trabajo.
“Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.
En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media”.
Artículo 37.1. Descanso semanal, fiestas y permisos:
“Los trabajadores tendrán derecho a un descanso mínimo semanal, acumulable por periodos de hasta catorce días, de día y medio ininterrumpido que, como regla general, comprenderá la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo. La duración del descanso semanal de los menores de dieciocho años será, como mínimo, de dos días ininterrumpidos […]”.
¿Qué plataformas puedo usar para crear un cuadrante de trabajo?
Si dispones de una gran plantilla con numerosos trabajadores, quizá la elaboración del cuadrante de trabajo a través de Excel sea una tarea engorrosa al tener que editar la plantilla continuamente con muchos empleados. Hoy en día, existen diversas plataformas, gratuitas y de pago, que permiten la elaboración de cuadrantes de forma sencilla, y que además, disponen de una aplicación móvil en la que los trabajadores lo reciben automáticamente.
- Aturnos. Cuenta con una prueba gratuita de 30 días, además de una aplicación móvil disponible en iOS y Android para que los trabajadores puedan consultar su cuadrante fácilmente. Dispone de una calculadora de turnos, gestor de vacaciones, control de horas realizadas, etc.
- Tempus Basic. En este software de gestión de cuadrantes de trabajo se elabora con facilidad los turnos de trabajo y cambios de cuadrante, entre otras de sus funcionalidades. Además, tiene una versión gratuita que debe cumplir con una serie de requisitos que puedes consultar aquí. Aplicación disponible para iOS y Android.
Ventajas de contar con un cuadrante de trabajo
Una de los gestos más valorados por los trabajadores dentro de una empresa, es conocer con suficiente antelación cuáles serán sus turnos, sus días libres y sus vacaciones. Para ello, es importante contar una buena organización donde se estructure los horarios de los empleados, y se tengan en cuenta factores como el reparto de días de descanso y las posibles horas extras.
Algunas de las ventajas que un buen cuadrante de trabajo puede proporcionar a la compañía son:
- Ahorro de tiempo en la organización de los turnos de los empleados
- Distribución eficiente del peso de las tareas asignadas de una forma más equitativa
- Mejora de la productividad de los empleados y realización de trabajos de manera más eficaz y resolutiva
- Una plantilla que cuenta con un buen cuadrante, probablemente muestre una actitud más positiva y haya un aumento en la motivación y satisfacción de los mismos
