Onboarding. Cómo incorporar adecuadamente a los nuevos empleados de una empresa

Un gran número de empresas optan por dar la bienvenida a los nuevos trabajadores de la compañía a través de un Plan de Acogida

El Plan de Acogida, también denominado Onboarding, es una iniciativa que se lleva a cabo en algunas empresas a la hora de incorporar nuevos empleados. Generalmente consiste en una etapa de adaptación repartida durante diferentes días, semanas o meses, en los que se facilita información relevante sobre la empresa y el puesto de empleo. Su misión principal es la de facilitar la integración las nuevas incorporaciones a la empresa.

¿Qué aspectos suele contener? ¿Cómo se elabora un plan de acogida? En este artículo podrás consultar información relevante sobre la preparación de un plan de acogida empresarial.

Objetivos de Plan de Acogida de nuevos empleados

– Dar a conocer más información sobre la empresa a los nuevos trabajadores para que asimilen conceptos principales desde las primeras etapas

– Mejorar la adaptación de nuevos empleados en el equipo proporcionando soporte desde el primer día, fomentando la integración y compromiso desde su incorporación

– Incrementar la productividad de los empleados desde el comienzo

– Aumentar la comunicación dentro del equipo, y favorecer relaciones participativas en la toma de decisiones e ideas

Qué debe incluir un Plan de Acogida

En primer lugar, debe contener información esencial sobre la compañía y la normativa interna. Este debe incluir:

  • Un anfitrión o anfitriones que sirvan de guías a los nuevos empleados. Normalmente alguien con experiencia que se encuentre en el mismo nivel y que le pueda explicar con detalle sus tareas
  • Un documento o presentación donde se recoja la filosofía de la empresa, así como las normas y obligaciones dentro de la misma
  • Información específica sobre las responsabilidades y desempeños del puesto de trabajo, así como indicaciones para la utilización de softwares cuando sea necesario su manejo
  • Información sobre la cultura corporativa de la compañía, que incluya los valores, la misión y la visión de la empresa
  • Presentación de las nuevas incorporaciones al resto de la plantilla
  • Organigrama y jerarquías en relación al empleado, así como horas y zonas de descanso, áreas específicas, etc.
  • Control de la evolución de la integración y adaptación del empleado

Cada plan de acogida es diferente. Todo depende de las prioridades que tenga la compañía, de la organización con la que cuente, y de los objetivos que Recursos Humanos y la Dirección quieran establecer.

Es importante saber que un Plan de Acogida puede ponerse en marcha incluso antes de que los empleados pasen a formar parte de la plantilla, es lo que se conoce como pre-boarding, que se da sobre todo en las entrevistas de trabajo o en la propia oferta laboral, donde ya se comunican cuáles son los valores de la empresa, las responsabilidades que implica el trabajo y cuestiones relacionadas con los horarios o los días de trabajo.

Consejos para un buen Onboarding

Hay matices y detalles que marcan la diferencia a la hora de diseñar un buen Plan de Acogida, como por ejemplo ser conscientes que, aunque seamos nosotros los que estamos comunicando nuestros objetivos y valores, es importante recibir un feedback por parte de los nuevos empleados. Así, desde el inicio, lograremos conectar con ellos y hacerlos sentir parte de la empresa, acortando los tiempos para ganarnos su compromiso y que logren sentirse cómodos lo antes posible dentro de la compañía.

Por otro lado, es muy común que las empresas opten por hacer pequeños obsequios a su llegada, normalmente material de empresa o productos que lleven el logo de la compañía. Una especie de merchandising interno que suele causar un impacto muy positivo entre los trabajadores.

Recuerda que el Plan de Acogida debe extenderse en el tiempo, es decir, es importante que esta comunicación y trasmisión de valores no se corte en el futuro, sino que la compañía sepa mantener un sistema de formación continua entre la empresa y sus trabajadores.

Softwares específicos para Onboarding

El Plan de Acogida puede incluir mayor o menor información dependiendo de los objetivos de la empresa, y de la cantidad de información general y específica que contenga. Hoy en día existen varias plataformas que pueden facilitar la puesta en marcha de un Onboarding, como es Quakki, una herramienta que te ayudará a preparar los formularios de pre-boarding y onboarding de tu empresa.

El Plan de Acogida es Onboarding, pero ¿y el Offboarding?

Muchas empresas deciden organizar un plan de despedida cuando los empleados que han trabajado para la compañía abandonan la empresa. Ello se debe a que cada día se da más valor a que ese momento en el que uno de sus trabajadores se marcha para siempre, se desarrolle de la forma más amistosa y diplomática posible.

Independientemente de cuál sea la causa por la que el trabajador deja la compañía (jubilación, finalización de contrato temporal, dimisión, etc.) el offboarding supone un reto en el departamento de Recursos Humanos, que sabe de la obligación de trabajar en un buena relación laboral hasta el último día, porque la última impresión también cuenta. Un empleado que abandona la compañía satisfecho puede convertirse en un embajador de la marca, y las empresas cada vez son más conscientes de ello.

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