Estructurar el tiempo de las fases que componen un proyecto puede ayudarte a mejorar la organización del mismo.
A la hora de desarrollar cualquier proyecto, ya sea empresarial o académico, es importante contar con una planificación bien elaborada. Para ello, puedes utilizar un cronograma que te ayude a establecer los tiempos que se van a emplear en cada una de sus etapas o la conexión que hay entre las distintas fases del proyecto.
Un cronograma es un calendario de actividades que se representa gráficamente con las distintas fases del proyecto y normalmente incluye los tiempos fijados para cada etapa, desde su inicio hasta el final. A la hora de elaborarlo, es importante definir con cuánto tiempo contamos, y cuáles serán todos los pasos que debemos seguir para cumplir los objetivos establecidos.
Tipos de cronogramas
No todos los cronogramas son iguales, ya que unos pueden priorizar en las fechas y duración de las etapas, y otras en la conexión entre unas actividades y otras. Entre ellos, los más populares son:
- El Diagrama de Gantt es uno de los cronogramas más empleados por las empresas para la planificación de proyectos. Se estructura en forma de tabla, de manera que cuanto más larga sea la barra (normalmente, representada en diferentes colores según la fase), más durará la tarea a realizar. Su rasgo más característico es que se delimita la fecha de inicio y de fin de cada una de las actividades, además de los responsables de cada fase.
- El Diagrama de red, también conocido como Diagrama de Pert, busca priorizar las conexiones entre unas actividades y otras, dejando en un segundo plano las fechas de entrega. En este tipo de diagrama de red se trata de identificar qué tareas dependen de otras, para seguir una consecución de acciones que lleven más rápido hacia el objetivo. Se utiliza sobre todo para grandes proyectos que requieren de una planificación compleja y bien estructurada.
Además, existen otros muchos cronogramas como el diagrama de inversiones, el cronograma de trabajo, el cronograma de hitos, el cronograma de investigación…Todo depende del tipo de proyecto, de las dimensiones y del grado de planificación que se requiera.
Si necesitas plantillas para cronogramas, desde la web Cacoo podrás acceder un gran catálogo.
¿Para qué sirve el cronograma de un proyecto?
A priori, puede parecer que el único objetivo es plasmar y fijar los plazos de inicio y final de un proyecto así como establecer conexiones entre las diferentes etapas, pero un cronograma tiene también otros objetivos. Entre ellos, detectar el trabajo ineficiente y anticiparse a posibles retrasos, además de ayudar a identificar qué necesitamos y a quién necesitamos, simplificando el proceso y concretando los recursos que van a ser necesarios. Además, gracias a la planificación mediante cronogramas, se identifican perfectamente a los responsables, que trabajan en bloques, lo que favorece la comunicación entre ellos para la coordinación de los tiempos de cada tarea.
Pasos para realizar un cronograma de proyecto
Cuando se elabora un cronograma es muy importante definir las tareas, y en el caso de que, por ejemplo, vayas a realizar un cronograma basado en el Diagrama de Pert, también deberás calcular los tiempos para cada una de las tareas. Consiste en responder el Qué, Quién y Cuándo. Para ello deberás:
- Identificar y hacer un listado con cada actividad, a qué fase corresponde, y establecer tiempos para cada una de ellas
- Crear una línea temporal y estructurar las tareas similares del proyecto, creando bloques de actividades que delimiten cada fase
- Organizar y asignar a cada participante o responsable las tareas que les corresponden
- Establecer reuniones de seguimiento del proyecto entre todos los participantes para la puesta en común de los bloques trabajados
Con la creación de un cronograma de proyecto, se asegura que la organización siga una estructura por bloques, aunque no necesariamente unos bloques condicionen a otros. Es recomendable crear un cronograma que sea flexible, de manera que ante cualquier imprevisto pueda adaptarse fácilmente. Lo que comúnmente se conoce como “Plan B”.
Una vez que se haya elaborado el cronograma completo, debe facilitarse a todos los participantes en el proyecto para informarlos de las tareas asignadas y los tiempos establecidos.
Ejemplo 1 de un cronograma
Actividad nº1 (coloreada en rojo)
La tarea se inicia el 1 de marzo y debe finalizarse el 28 de marzo
-María será la responsable del 1 al 7 de marzo (durante una semana)
-Antonio será el responsable del 8 al 14 de marzo (durante una semana)
-Jaime será la responsable del 15 de marzo al 28 de marzo (durante dos semanas)
Descarga aquí un ejemplo de cronograma.
Cómo puedo elaborar un cronograma de proyecto
Aunque siempre está la forma tradicional de realizar un cronograma haciendo uso de las tablas de Excel, también existen varias páginas web que permiten la creación de cronogramas de forma sencilla. Algunos servicios son gratuitos aunque con algunas limitaciones, mientras que otros disponen de versiones de prueba o de planes premium. Algunas de las plataformas son:
- Sinnaps: dispone de una versión gratuita con ciertas limitaciones sobre la cantidad de personas que integran el proyecto o el número de proyectos, aunque dispone de una versión de pago de 2,50€ al mes con servicios ilimitados y chat de soporte.
- Trello: en sus versiones de pago Premium y Enterprise, ofrece la posibilidad de gestionar proyectos mediante cronogramas. Para consultar qué incluye cada uno de sus planes, puedes acceder desde aquí.
- Asana: dispone de una versión de prueba gratuita de la modalidad Premium, que cuenta con la creación de cronogramas, paneles ilimitados, campos personalizados, etc.
También existen cursos y vídeos, como los de Coursera, donde podrás aprender qué tipos de cronogramas suelen utilizarse, y te ayudarán a diferenciar cual es el más que te conviene dependiendo de la línea de tu proyecto.
